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Für Hausverwaltungen ab 4 Mitarbeitern
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Unsere KI-Mitarbeiter und Prozessautomatisierungen übernehmen/ unterstützen 70-80% aller Routineaufgaben, wie Emails, Buchhaltung sowie Dokumentenmanagement, was jedem Mitarbeiter täglich 2 bis 3 Stunden Zeit schenkt und Sie gleichzeitig an Ihren Objekten mehr verdienen.
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Häufige Probleme vor RGW KI Consulting
Diese Probleme hatten viele Haus- und Immobilienverwaltungen bevor KI gestützte Automatisierungen in die Verwalteraufgaben eingebaut wurden. Wichtig ist: Ihr seid daran nicht schuld! Nur wenn Ihr nichts ändert!
Das tägliche E-Mail-Vorsortieren
Teure Fachkräfte lesen unstrukturierte E-Mails in der info@, suchen händisch nach Objektnummern und schieben Nachrichten den ganzen Tag manuell von A nach B, anstatt zu verwalten.
Kommunikation mit Mieter, Eigentümer und Handwerkern
Ein Mieter meldet einen defekten Heizkörper und euer Mitarbeiter verbrennt 20 Minuten damit, Zuständigkeiten zu prüfen, beim Mieter nochmal nachzufragen und das Ticket von Hand anzulegen. Die gesamte Mieter- und Eigentümerkommunikation ist mit KI automatisierbar.
Rechnungs-Wahnsinn
Eine Handwerkerrechnung kommt als PDF rein. Eure Buchhaltung muss ewig in alten Vorgängen und E-Mails wühlen, um herauszufinden, zu welchem alten Auftrag dieses Dokument überhaupt gehört. Das kostet jedes Mal wertvolle Zeit.
Offene und alte Vorgänge
Eure Ticket-Liste wird jeden Tag länger, statt kürzer. Eure Mitarbeiter ertrinken in einem riesigen Berg aus alten, ungelösten Vorgängen, weil sie mit der manuellen Tipparbeit einfach nicht mehr hinterherkommen. Die Folge: Wütende Mieter und Eigentümer rufen an, weil ihr Anliegen seit Wochen unbearbeitet im System verschimmelt, und euer Team verliert komplett den Überblick über das Tagesgeschäft
Lückenhafte Dokumentation
Ein Wasserschaden wird repariert, das Rohr ist wieder dicht. Physisch ist das Problem gelöst. Aber euer Objektbetreuer hakt die Sache nur in seinem Kopf ab. Er vergisst, den Vorgang im System sauber zu dokumentieren und die Rechnung bei der Versicherung einzureichen. Die Frist verstreicht und ihr bleibt auf tausenden Euros sitzen, weil Menschen unter Stress bei der Systempflege unweigerlich Fehler machen.
Komplizierte System-Wechsel
Hausverwaltungen und Immobilienverwaltungen haben einfach keine Zeit sich mit einer Systemumstellung zu befassen. Sei es die Datenmigration, saubere Aufsetzung oder das Mitarbeiter Einlehren. Zudem fehlt das Wissen Schnittstellen richtig zu nutzen oder Automatisierungen innerhalb des ERP-Systems, des Mieterportals oder anderer Software aufzusetzen.
MEHR DARÜBER ERFAHREN: WARUM DIESE PROBLEME NICHT TRAGBAR SIND
Unsere Expertise und Kernangebote
Entdecken Sie ein Teil unserer Methoden, um sich über 40 Stunden im Monat pro Mitarbeiter einzusparen, mit besserer Qualität und weniger Stress zu verwalten. Das sind grobe Orientierung und kann bei Ihnen ganz individuell aussehen. Deswegen ist deine Potenzialanalyse unerlässlich.
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Wir automatisieren manuelle Arbeitsschritte zwischen euren Softwarelösungen. Beispiel: Statt dass eure Mitarbeiter eingehende E-Mails mühsam von Hand in euer Verwaltungssystem kopieren oder neue Tickets anlegen müssen, übernimmt die Automatisierung diesen Schritt jetzt komplett autark. Die intelligente Automatisierung analysiert den Absender sowie den Inhalt der Nachricht und ordnet Kontakt, Einheit und das dazugehörige Objekt sofort fehlerfrei zu. Anschließend erkennt die KI den exakten Vorgangstyp, füllt alle relevanten Datenfelder im System selbstständig aus und archiviert die E-Mail sauber im Hintergrund.
Wir beenden eure manuelle Tipparbeit und vernetzen eure Insellösungen über Schnittstellen zu einem vollautomatischen System, das sogar physische Briefpost digitalisiert und direkt einliest. Gleichzeitig übernimmt unsere KI unsichtbar im Hintergrund die operative Klickarbeit direkt in eurer bestehenden Software: Sie liest E-Mails, analysiert Teilungserklärungen, leitet Tickets weiter und holt selbstständig Angebote ein. Niemand muss ein neues Programm lernen, denn euer System bleibt bestehen – aber die Maschine erledigt ab sofort alle Vorgänge zwischen und innerhalb eurer Tools.
Beispiel Anwendung: Das System kontrolliert nach einer Beauftragung in festgelegten Abständen völlig selbstständig, ob sich der Handwerker schon gemeldet hat. Bleibt die Antwort aus, schreibt und verschickt die KI im Namen eures Mitarbeiters eine Erinnerungsmail, die für den Empfänger absolut menschlich und persönlich wirkt. Erst wenn der Dienstleister auch nach mehreren Anläufen gar nicht reagiert, bekommt euer Team eine kurze Info, um einfach einen anderen Betrieb einzuteilen. KI-Mitarbeiter übernehmen aufgaben eurer Mitarbeiter, welche immer gleich und zeitfressend sind. Das kann bei jedem etwas anderes sein. Deswegen ist das Erstgespräch wichtig, sodass Ihr wisst, was sich bei euch lohnt.
Wir helfen bei der Systemumstellungen und Einrichtung. Dass heißt Datenmigration und das aufsetzen von System eigenen Automatisierungen. Wir das maximum aus Ihrer Software und schaffen eine saubere Grundlage für Dokumentation und Systemintegration.
Wollen Sie wissen OB und WIE das bei Ihnen möglich ist?
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Wir konnten dank RGW KI Consulting in den Anliegen und Emails immer die passenden Antworten geben und wurden für unseren Support gelobt. Vom ersten Gespräch an war der Kontakt klar und unkompliziert. Ich danke euch!
Michael Spitzenberger
Wir sind jetzt im zweiten Projekt mit RGW KI Consulting und absolut überzeugt. Besonders schätzen wir, dass das Team aktiv mitdenkt und über den Tellerrand schaut. Sie verstehen unser Geschäft und liefern Lösungen, die wirklich funktionieren. Klare Empfehlung.
Jean Pierre Seemann
Wir implementierten ein vollautomatisierten Prozess für personalisierte E-Mails, der zu 100% DSGVO-konform arbeitet. So konnten wir uns wieder voll auf das Kerngeschäft konzentrieren, während das System automatisch läuft.
Dirk Rohloff
Digitalisierung in 3 einfachen Schritten
Konkrete Ergebnisse mit Prozessautomatisierungen, KI-Mitarbeitern, ERP-System und Kundenportal einrichtung innerhalb von 2 kurzen Terminen.
Schritt 1: Das Erstgespräch
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Einer aus unserem Team meldet sich persönlich bei euch und geht ganz genau durch OB und WIE auch Ihr eure Prozesse automatisieren könnt und euch massiv entlasten könnt mit KI-Mitarbeitern.
Schritt 2: Umsetzung für Sie
Wir bauen KI-Mitarbeiter für Sie
Wir entwerfen und implementieren dann die Systeme, die Ihre Werkzeuge verbinden, Engpässe beseitigen und manuelle, mühsame Arbeit durch intelligente Systeme ersetzen. Ohne dass Sie Ihre Systeme wechseln müssen oder Ihre Mitarbeiter anschulen müssen.
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Messbare Entlastung in der Verwaltung
Sofort messbare Ergebnisse ab Tag 1. Stressfreiere Arbeit, 40 Stunden pro Mitarbeiter mehr Zeit für Qualitätsarbeit und freiheit auf mehr Einheiten mit gleichem Personal und weniger Stress.
Finden Sie heraus OB & WIE KI-Mitarbeiter bei Ihnen einsetzbar sind!
Über 30 Hausverwaltungen geholfen
40+ Stunden pro Mitarbeiter mehr Zeit haben, weniger Stress und mehr erreichen!
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Treffen Sie die Experten, die Digitalisierung in die Immobilienbranche bringen
Dimo Ratke
Geschäftsführer & Hausverwaltungsexperte
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Pascal Grewe
Geschäftsführer & KI Experte
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Häufig gestellte Fragen
Wir haben Antworten auf die häufigsten Fragen unserer Kunden gesammelt – damit Sie unsere Prozesse, Zeitpläne und Kollaborationsbedingungen besser verstehen können.
Wie sieht eine unverbindliche KI-Potenzialanalyse aus?
Ich bin mir nicht sicher, ob Sie mir helfen können.
Ich habe bereits einen Systempartner, IT-Dienstleister oder Verwaltungssoftware. Können Sie trotzdem helfen?
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Wir bieten ein kostenloses Erstgespräch mit Potenzilanalyse an, in dem folgendes besprochen wird:
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